第二十三期 先苦后甜之广药白云山EHR项目有感

2019-02-26 15:20:03  廖嘉恒

先苦后甜之广药白云山EHR项目有感

□人力资源部 张晓青 

 

“晓青,统计一下今年上半年的后勤人员和工人的平均工资?汇总一下今年招进员工的基本信息?填一下这张报表......”统计工作只是我日常工作中很小的一部分,但是有些报表的填写还真需要耗费点时间和精力。这一切悄悄地发生了改变,当听到集团着手引进人力资源系统的时候,我的内心如阴天里的一抹阳光顿时敞亮了许多,更多的是期待。

 

EHR项目?SAP系统?所有疑惑在度娘一一变得明朗起来。原来EHR是一种全新的人力资源管理模式,它代表了人力资源管理的未来发展方向。EHR可以通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外部协助以及服务共享等信息化手段,使人力资源管理达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的效果。SAP就是那个信息库。通过字面意思对这个项目及系统有了第一印象的了解,且在我心里已经接受“它”了。

 

2017年9月19日 广药白云山EHR项目(第一期) 项目启动宣贯培训,对EHR系统功能、EHR项目实施的内容和成果及项目阶段工作有了初步的了解。业务咨询阶段还对公司领导、人资部负责人进行访谈,从组织架构、部门职责到岗位薪酬体系梳理。按项目要求填写的岗位层级映射表,要把全公司每个人的岗位映射到集团的标准岗位体系,包括专业属性、岗位族、岗位类及集团的岗位层级,这就要求我把所有人的岗位弄得清楚,至少工作重点要有所了解。接下来是薪酬项目映射,需要把所有的工资项进行梳理,包括详细的计算逻辑,是否纳入应发,是否计算个税,再对应到集团的薪酬类别、项目等。刚收到这表的时候觉得头都大了,填完还是一脸懵的状态。

 

接着是蓝图设计阶段,我个人认为这是最重要的环节,至少到了后期还有些单位会提出新的意见,比如增加个新的功能之类的,然后项目组又会进行一番讨论再确定。这个阶段是要确认四大板块的内容:组织人事模块蓝图、组织人事模块报表、薪酬考勤模块蓝图、薪酬考勤模块报表。组织人事模块就有50个章节细类要进行确认,而薪酬考勤模块也有49个章节细类,报表当时加起来也有18个。举个例子,组织模块细类中的学历信息,包括接受教育的开始、结束时间,学历类型、学校名称、教育类型等,我们要做的是根据平常工作接触到的实际情况并且结合日后工作的发展需要,对学历信息中要求我们填写的选择的内容进行思考,是否为必填,选项中是否包含了所有情况等。不断地刺激脑细胞让记忆来得更清晰些,不断地进行资源的搜索让信息来得更全面些,同样的工作反复做,就像读书一样,每一次阅读都会有不同的收获。要让一个系统满足不同企业的共同需求,需要不断地整理、沟通、融合,蓝图设计的版本经过好多次的讨论再讨论,都下发核对过好多次。确实,就像建房子,地基打得好,后期工作才更好地开展,日后房子住起来也会更舒适。

 

第三阶段是系统实现阶段,总结一下就是系统配置、系统测试、导入模板准备、UAT测试。就像装修房子一样,蓝图设计就像房子的设计稿,而系统实现是真正建房子,装修,配置家具。这个阶段是最难熬的,听说之前有公司的小姑娘弄数据弄到哭,我心里是敬畏的。事实上,最严重的一次经历是为了完成数据模板填写,跟办公室的同事加班到凌晨2点,他加完班跟我说明天他真的起不来了,由于第二天要去集团,我还是得准时起床等车上班。组织模块的execl表就有10个sheet页的表格要填写,每个sheet页都要填上整个公司全部人的信息,这份表是最容易填;量最大是人事模块的execl表有42个sheet页的表格要填写,同样的每个sheet页也是填全部人的信息,没有才可以不填;薪酬模板相对简单点就才13个sheet页需要填写,但也挺折腾。听项目组的负责人说,那段时间她都不敢看朋友圈,因为朋友圈都是各个公司模板填写人加班的朋友圈,她不忍心看,但却没办法,这是必须经历的,因为先苦后甜,系统上线了就会发挥它真正的作用,让我们每个人都爱上“它”。

 

除了填写几份数据模板外,还要对系统进行测试,就好比拎包入住的酒店,你会对环境、卫生、配套设施等问题进行一番考察,是否适合自己也可以推荐给他人。测试除了上系统进行实操,比如操作一个员工入职,接着完善员工个人信息,试着对该员工的薪酬进行核算,对比线上与线下的数据,还要填写测试案例。数据模板填写完了还要进行核查,最简单的格式要求要符合系统导入要求,还有一些就是逻辑问题了,核查了再修改,修改了再核查,最后导入才不会出现什么大问题。4月中后旬,项目组特意在星群公司举办了系统培训,这一次是大家第一次接触到系统,主要的是大面积地对系统进行测试,经得起测试的系统才是好系统,培训下来出现的问题有上百条,现场解决的有大部分,剩下的就是一些可以算是“疑难杂症”了,最终都完美解决了。

 

经过系统的反复测试,最终迎来了系统上线准备,正如黎明前的一道曙光。导数据是最主要的工作。人数少的公司有优势,只要填写模板格式没问题,基本上组织人事的数据很快就可以导完,而薪酬就没有那么简单,除了导进去之外,还要进行核算,确保系统的每一个的薪资核算出来是准确的,一分不差的。这段时间另外一件事便是完善用户手册了,为了方便没接受过培训的新人也可以操作系统。终于,在集团领导、公司领导及EHR项目专员的精诚合作与全力奋战下,广药白云山EHR项目经过一年的资源整合,第一期建设终于可以在5月起投入试运行,现在全公司员工都可以使用自助系统。员工可以通过自助系统查询个人基本信息,比如通讯信息、工作经历、合同信息、甚至是个人简历下载等;还可以查询薪酬福利,比如说工资单查询、社保福利查询;还可以在线申请收入证明等等。付出努力的人总想得到别人的认可。我会习惯性问周边的人:“你觉得这个自助好吗?”他们毫不犹豫地说:“肯定好啦,随时可以查工资明细、社保明细,查看自己的个人信息了耶。”在我心中,这已经是人力资源管理上的一项大突破,能换来大家的一个点赞,我们的努力,我们为这个系统加班的日夜就是值得的。

 

系统上线的那天,我心里那颗沉甸甸的石头感觉落下了。我松了一口气,以为一切结束了,有人说,不,这是全新的开始,日后我们需要不断地维护这个系统,我们还要花费更多的精力去完善系统的空白信息,就像你种下的一颗种子,除了来自自然的阳光雨露还要有主人公你每天的精心呵护。一段旅程的结束,便是另一段征程的开始,我相信我可以做得更好!Just fight it!